Kort antwoord: maak een lijst van alles wat op je evenement internet nodig heeft, geef die lijst samen met de plattegrond en de data aan een leverancier, en doe dat op tijd. Bij een groot festival is dat liefst twee maanden van tevoren. Ben je later? Ook binnen een week is er veel te regelen; wij houden in de planning ruimte voor spoedaanvragen. Reken niet op het mobiele netwerk: zodra het terrein volloopt, is dat het eerste wat uitvalt.
Stap 1: wat heeft er op jouw evenement internet nodig?
Loop in gedachten over je terrein en schrijf op waar iets online moet zijn. Dit zijn de onderdelen die we het vaakst tegenkomen.
- Pinnen en kassa's: bij de bars, de foodtrucks, de merchandise en de muntverkoop. Als dit wegvalt, staat je omzet stil.
- Tickets scannen bij de ingang: scanners moeten kunnen controleren of een ticket geldig is en niet al gebruikt.
- Het productiekantoor en de cabins van andere leveranciers: mail, planning en draaiboeken, maar ook de keten van de beveiliging, de EHBO, de horeca en de technische leveranciers.
- De Centrale Post: hier komen portofoons, camerabeelden en de tellers bij de ingangen samen. Zonder internet ziet de Centrale Post niet hoeveel mensen er binnen zijn en wat er op het terrein gebeurt.
- Artiesten en crew: backstage en de kleedkamers.
- De front of house: niet alleen voor de technici, ook voor de geluidsmeting die live wordt bijgehouden en gedeeld.
- De lockerbalie: niet de kluisjes zelf, maar de balie waar bezoekers een locker huren en betalen.
- Apparatuur die zichzelf meldt: accupakketten bij de aggregaten die hun status doorgeven, tellers, sensoren en andere slimme apparaten op het terrein. Het zijn er vaak meer dan je denkt.
- Livestream of pers: een verbinding die vooral goed moet kunnen versturen, niet alleen ontvangen.
- Standhouders en sponsors: willen vaak een eigen verbinding voor hun stand of activatie.
- Wifi voor bezoekers: geen must, maar als je het aanbiedt moet het werken. Beslis dit bewust.
Stap 2: dit wil een leverancier van je weten
| Vraag | Waarom het ertoe doet |
|---|---|
| Waar en wanneer is het evenement, en vanaf wanneer wil je internet? | Jij bepaalt vanaf welk moment er internet moet zijn en op welke plekken op het terrein: al tijdens de opbouw, of pas op de showdag |
| Hoeveel pinautomaten en kassa's komen er, en waar staan ze? | Deze krijgen een eigen, afgeschermd netwerk dat voorrang heeft |
| Is er op de locatie een vaste internetaansluiting? | Scheelt in de kosten; zo niet, dan komt de verbinding op een andere manier naar het terrein |
| Waar is stroom beschikbaar? | Apparatuur op het terrein heeft stroom nodig, ook bij de ingang en achteraan het veld |
| Is er een plattegrond? | Daarmee bepalen we waar de apparatuur komt en hoe de kabels lopen |
| Welke andere leveranciers hebben internet nodig? | Beveiliging, lockers, stroom, geluid en horeca brengen elk eigen apparatuur mee die online moet |
| Komt er een livestream of televisie? | Vraagt om een verbinding met veel capaciteit om te versturen |
| Wie is tijdens het evenement het aanspreekpunt? | Eén naam en één telefoonnummer, aan beide kanten |
Stap 3: wanneer moet je beginnen?
| Moment | Wat je doet |
|---|---|
| Zodra de locatie en datum vaststaan | Vraag een offerte aan met de lijst uit stap 1 en de plattegrond |
| Ruim voor het evenement | Locatiebezoek of meting als het terrein nieuw is. Ligt er geen vaste verbinding, dan regelen wij op een andere manier een verbinding naar het terrein |
| De weken ervoor | Definitieve plattegrond, aantal pinautomaten en scanners doorgeven, draaiboek afstemmen |
| Tijdens de opbouw | Netwerk wordt opgebouwd en getest, samen met de kassa- en ticketleverancier |
| Tijdens het evenement | Iemand van de leverancier kijkt mee en is bereikbaar; bij grote evenementen op het terrein zelf, en bij kleinere als je dat wilt |
| Na afloop | Afbouw, en een korte evaluatie voor de volgende editie |
Heb je minder tijd? Ook dan is er veel mogelijk. Een eigen mobiel netwerk dat het hele terrein dekt kan binnen een paar uur in de lucht zijn. Hoe lang de totale opbouw duurt, hangt af van de rest van je aanvraag: het aantal locaties op het terrein, de bekabeling en wat er allemaal op aangesloten wordt. Ligt er op het terrein geen vaste verbinding, dan is dat geen probleem: wij zorgen op een andere manier dat er internet komt.
Wat gaat er vaak mis?
- Vertrouwen op het mobiele netwerk. Met een leeg veld werkt 4G of 5G prima. Met duizenden bezoekers met een telefoon in hun hand niet meer, en dan vallen ook pinautomaten op een simkaart uit.
- Alles op één verbinding. Als bezoekers, crew en pinautomaten hetzelfde netwerk delen, gaat het mis op het drukste moment. Pin en scanners horen op een eigen, afgeschermd netwerk met voorrang.
- Geen reserve. Een kabel kan stukgereden worden, een verbinding kan uitvallen. Voor alles waar je omzet of veiligheid aan hangt, wil je een tweede verbinding die het automatisch overneemt.
- Een losse wifi-router of MiFi. Prima voor een kantoortje met drie laptops, niet voor een terrein.
- Te laat beginnen. De apparatuur is zelden het probleem; de planning en de stroom op het terrein wel.
- Niet testen met de andere leveranciers. De kassa, de ticketscanners en de livestream moeten vooraf samen op het netwerk getest zijn.
Wat kost internet op een evenement?
Dat hangt vooral af van drie dingen: hoe de verbinding naar het terrein komt, hoe groot het terrein is, en of er iemand op het evenement aanwezig moet zijn. Een markt met tien pinautomaten is een andere vraag dan een festival met meerdere podia en een livestream. Alle apparatuur wordt gehuurd, dus je betaalt voor de dagen dat je het gebruikt. Met de lijst uit stap 1 en 2 krijg je een offerte die klopt, in plaats van een schatting die later tegenvalt.
Wat wij doen
Networkguys bouwt tijdelijke netwerken voor evenementen: van de verbinding naar het terrein tot pin, scanners, productie en bezoekerswifi, met engineers die tijdens het evenement bereikbaar of aanwezig zijn. Jaarlijks voorzien we meer dan 50 projecten van tijdelijke connectiviteit. Stuur ons de locatie, de data en wat er online moet zijn, en je hoort binnen één werkdag wat er mogelijk is.